Organização de processos permite quadruplicar vendas de empresa em Toledo

Foi no meio da “tempestade” que a empresária Cheila Thielke, de Toledo, resolveu que era o momento de virar o jogo na empresa ou “abandonar o barco”. Em empresas familiares, a pressão dos clientes e compromissos acaba, na maioria das vezes, nas costas do próprio dono. Com Cheila não foi diferente. “Todos os problemas recaíam na gente e chegou um momento em que eu não aguentei mais. Fui para minha sala, chorei, refleti e chamei meu esposo, também sócio na empresa. Disse a ele que ou procurávamos ajuda ou fechávamos o negócio”, lembra.
 
Entretanto, em vez de uma crise de vendas, a empresa de Cheila e Marcos Thielke passava, naquele período, por uma fase de crescimento. “Nos deparamos com um aumento nas vendas e foi exatamente esse crescimento que nos fugiu o controle. Praticamente rasgamos cerca de 40 novos contratos, pois não conseguimos atender a esses clientes. Víamos que existia muita ingerência e insubordinação na empresa, mas nos faltava saber o que fazer. Estávamos perdidos, nos faltava um direcionamento. Foi, então, que procurei a ajuda do Sebrae na cidade”, admite.
 
De acordo com a consultora do Sebrae/PR, Deborah Steiner Dias, é comum receber empresas em busca de solução para os problemas diários de gestão. “Muitas vezes, é em tempos de dificuldade que o empresário busca ajuda. No caso de Cheila e Marcos, foi preciso fazer um diagnóstico na empresa para que, então, fosse apontado um caminho a seguir. Assim, foi orientado que a Toledonet organizasse todos os seus processos, ou seja, seria necessário identificar e padronizar, em cada setor, quais as funções de cada colaborador,  as rotinas de atendimento, dentre outros detalhes”, resume.
 
Para a empresária, hoje, é como se trabalhassem em outra empresa. “Depois da implementação dos processos, não só nós, Marcos e eu, mas também cerca de dez colaboradores que trabalhavam na Toledonet antes das mudanças, veem que a empresa é ‘outra’. Mudamos tanta coisa, que parece outra. Mas não foi fácil, pois, além dos processos, também foi preciso que nós mudássemos nossos comportamentos e atitudes. As mudanças, como nos dizia o consultor nos encontros no Sebrae, tinham de ser de dentro para fora e de cima para baixo”, destaca.
 
Ganhos reais
 
O especialista em processos empresariais, Paulo Zatti, acompanhou a evolução na empresa. “Eles achavam, por exemplo, que estavam com problemas de recursos humanos, pois tinham alta rotatividade de funcionários. Entretanto, ali estava mais um dos reflexos de uma empresa sem processos definidos. Com os ajustes realizados, organizando os setores desde a equipe de vendas até a parte técnica de instalação e manutenção, eles conseguiram fazer fluir o trabalho e, nisso, mantiveram funcionários comprometidos”, assinala.
 
O fator de sucesso que impulsionou o alcance rápido de resultados para a empresa foi o comprometimento dos empresários com as mudanças. “Isso tem peso muito grande. O fato de o empresário incorporar a informação repassada na consultoria e promover mudanças reais na empresa reflete diretamente no alcance das metas. Com a Toledenet foi assim: eles saíam da consultoria e iam para a prática, promovendo com afinco os ajustes apontados, mesmo que, por algumas vezes, tivessem dúvida de que a mudança proposta era possível”, argumenta Zatti.
 
“Depois que atingimos certo grau de maturidade e rotina nos processos, foi sugerido um novo desafio: o de aumento nas vendas. Quando o consultor falou na possibilidade de 200 novos clientes ao mês, ‘de cara’ achamos que era impossível. Mesmo assim, encaramos como meta e, hoje, agradeço por ter sido desafiada, pois, nesse mês de setembro, conseguimos até mesmo ultrapassá-la, fechando 211 novos contratos. Agora, temos outra empresa, ainda com muito para aprender, mas em pleno crescimento”, comemora Cheila Thielke.
 
Caminhada
 
Marcos Thielke ressalta que, hoje, “não se rasga mais contrato”. “Aquilo que passamos, de vender e não conseguir atender, não existe mais. Não somente porque investimentos na organização e padronização dos processos, mas porque começamos a planejar o crescimento da empresa. Atualmente, planejamos como serão os negócios em 2017, sempre ajustando metas e procedimentos. Temos muita novidade para o ano que vem, inclusive com algo que vai mudar o cenário da internet por fibra óptica na nossa região, uma novidade inédita para todo o oeste do Paraná”, prenuncia o empresário.
 
Além do lado financeiro, os empresários relatam ganhos no clima organizacional. “Temos uma empresa mais estável, com baixa rotatividade. Cada um ciente de suas metas e funções e em acordo com o sistema de rotinas diárias do grupo. Isso também nos fez crescer: tendo pessoas engajadas que abraçaram e fizeram parte dos processos de melhoria. Hoje, em vez daquela pressão que havia antigamente, temos elogio e reconhecimento dos clientes”, observa Cheila. “Com processos organizados, conseguimos, inclusive, nos afastar da empresa por uma semana e ela continuou em desenvolvimento”, aponta Marcos.
 
As mudanças, que no início pareciam difíceis de alcançar, foram se transformando em resultado e firmando ainda mais a confiança de que é preciso investir em gestão. “Mesmo as adequações mais simples são desafiadoras e progride aquele que encara o problema de frente e se encoraja a fazer diferente. Na empresa, as propostas de melhoria foram acatadas, desde um simples agendamento com os clientes até a mudança no sistema de comunicação entre os setores. Esse esforço dos empresários e da equipe de colaboradores em seguir novos rumos é que permitiu o crescimento”, enfatiza Deborah Steiner Dias, do Sebrae/PR.
 
Sobre o Sebrae/PR
O Sebrae/PR – Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Paraná é, para quem já é ou quer ser empresário, a melhor opção para obter informação e conhecimento. Criado na década de 1970, o Sebrae é a instituição que mais entende de pequenos negócios, no campo e na cidade, e possui a maior rede de atendimento do País. No Paraná, conta com 6 regionais e 13 escritórios. A instituição chega aos 399 municípios por meio de Pontos de Atendimento, Salas do Empreendedor e parceiros locais, como associações, sindicatos, cooperativas, órgãos públicos e privados. O Sebrae/PR oferece palestras, orientações, capacitações, treinamentos, projetos e programas, soluções com foco em ambiente de negócios; educação empreendedora; empreendedorismo e gestão; empresas de alto potencial e potencialização; liderança; e startups.